Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Wir suchen für unseren Standort in Braunschweig eine

Sie unterstützen die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ in enger Abstimmung, um einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherzustellen.

Schwerpunkte:

• Organisation, Koordination und Kommunikation
  • Die selbstständige Koordination, Planung sowie Organisation von Terminen und Veranstaltungen liegen bei Ihnen in besten Händen. Dazu gehören sowohl der Empfang, die Bewirtung und die Betreuung von Besuchern als auch die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen.
  • Sie gewährleisten einen professionellen und vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen und Themen.
• Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung 
  • Sie sind verantwortlich für die selbstständige Erstellung und Aufbereitung von interner und externer Geschäftskorrespondenz, Protokollen, Unterlagen und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache.
  • Koordination und Pflege zentraler Gesellschaftsakten sowie die Vorbereitung und Organisation von Notarterminen fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
  • Vorbereitung und Organisation von Notarterminen
• Reisemanagement 
  • Sie bereiten nationale und internationale Geschäftsreisen der Geschäftsführung vor und kümmern sich um die Visabeantragung sowie die Reisekostenabrechnung.
• Büroorganisation und Materialmanagement 
  • Sie sind verantwortlich für die Beschaffung von Büromaterial, Visitenkarten und der Ausstattung für die Gästebetreuung.
  • Sie fungieren als Ansprechpartner (m/w/d) für externe Dienstleister und sorgen für reibungslose Abläufe im Büro.

• Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bankkaufmann/-frau, Finanzkaufmann/-frau oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r, bildet das solide Fundament Ihrer Qualifikation.
• Erfahrung und Know-How: Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung im Bereich Geschäftsführungssekretariat oder in einer vergleichbaren Position und bringen ein tiefgehendes Verständnis für die Anforderungen dieser Rolle mit. Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen gehört zu Ihren täglichen Routinen und ermöglicht Ihnen eine effiziente Arbeitsweise. 
• Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus und treten in allen Situationen souverän und selbstsicher auf. Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke ermöglicht es Ihnen, auf allen Ebenen erfolgreich zu agieren und überzeugend aufzutreten.
• Arbeitsweise: Ein gutes Zeit- und Organisationsmanagement sowie eine selbstständige, effiziente und strukturierte Arbeitsweise prägen Ihr berufliches Handeln und tragen maßgeblich zur Erreichung unserer Ziele bei.
• Begeisterung: Ihre Motivation und Ihr Engagement zeigen sich in Ihrer Arbeit und helfen Ihnen dabei, kontinuierlich gute Ergebnisse zu erzielen und sich weiterzuentwickeln.
• Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für diese Position unabdingbar und ermöglichen Ihnen eine reibungslose Kommunikation sowohl intern als auch extern.